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「Misoca」の受注フォーム機能で小さなお店の注文販売、通販業務がラクになる!

「Misoca」の受注フォーム機能で小さなお店の注文販売、通販業務がラクになる!

著者:松下 典子 フリーライター

皆さまこんにちは。筆者は、ライター業のかたわら、夏季は信州の別荘地でバーガーカフェ「ペロンタ」を営業しています。高冷地のため、10月以降は店舗が冬季休業となり、常連のお客さま限定でパンとお菓子の予約注文と通販のみを行っています。これまでは、LINEやメールなどで個々に注文をやりとりしていましたが、Misocaに受注フォーム機能が新搭載されたと知り、予約販売にも使えるのではないかと試してみることにしました。

日々の仕入れや卸し売りをクラウドで管理する新機能「受注フォーム」

Misocaの受注フォーム機能は、材料の仕入れや卸し売りなど、決まった取引先との受発注をインターネットで管理するための機能です。本来は、BtoBの受注管理機能なのですが、当店の場合、材料の仕入れ先はすでに紙の伝票の仕組みが確立されており、また当店のような小さなお店が「クラウドにしませんか?」と提案するのは、ハードルが高いと判断。そこで、まずはお得意さま向けの予約注文で試してみることにしました。

Misocaの受注フォーム機能のイメージ

Misocaの受注フォーム機能のイメージ

予約販売の注文ページを作成してみた

取引先の登録

一般的なECサイトは、1つの注文ページで誰でも注文できますが、Misocaの受注フォーム機能では、取引先ごとに専用の注文ページを作成します。いわば会員制の食品宅配サービスのようなイメージです。まず、取引先情報を登録しておく必要があります。「担当者」や「お振込先」といった項目がありますが、名前とメールアドレスを入力すればOKです。

Misocaにログインして「取引先」画面を開く。「取引先の新規登録」を選択し、名前とメールアドレスを入力して「保存する」をクリックして登録する

Misocaにログインして「取引先」画面を開く。「取引先の新規登録」を選択し、名前とメールアドレスを入力して「保存する」をクリックして登録する

注文ページの作成

取引先情報の準備ができたら、受注フォームで注文ページを作成します。取引先名を選択して、商品名と単位、単価を入力していきます。

「案件」→「受注フォーム」を選択して、「受注フォームを新しく作る」を選ぶ

「案件」→「受注フォーム」を選択して、「受注フォームを新しく作る」を選ぶ

取引先名の欄をクリックして、登録済みの取引先リストから名前を選択する

取引先名の欄をクリックして、登録済みの取引先リストから名前を選択する

行の追加をクリックして、商品名と単位、単価を入力し、最後に「保存する」をクリックする

行の追加をクリックして、商品名と単位、単価を入力し、最後に「保存する」をクリックする

注文ページの案内を送る

作成した注文ページの案内をメールで送信します。取引先のメールアドレス宛てに、注文ページのURLが記載されたメールを送信できます。

受注フォームの内容を確認して「メール送信」をクリック

受注フォームの内容を確認して「メール送信」をクリック

取引先には、注文ページのURLが記載されたメールが届く

取引先には、注文ページのURLが記載されたメールが届く

ほかの取引先の注文ページを作成する

注文ページは、取引先ごとに作成します。同じ商品内容の注文ページを作成するには受注フォームを複製するのが簡単です。取引先名を変更するだけで、注文ページが作成できます。いわゆるコピペとは異なり、取引先情報にメールアドレスが紐付けられていますので、名前の間違いや誤配が生じにくいので安心です。

既存の受注フォームを表示して「複製」を選択

既存の受注フォームを表示して「複製」を選択

複製された受注フォームの取引先名を変更して、「保存する」をクリックする

複製された受注フォームの取引先名を変更して、「保存する」をクリックする

受注のやりとりはメールとチャットで

というわけで、実際にお客さまへ注文ページの案内を送ってみました。これまでと注文方法が変わるため、お客さまが戸惑われるかもしれない、と少し不安でしたが、すぐに注文が入ってきました。フォームに個数を入れるだけなので、注文する側も楽だったようです

注文が入ると、自分宛てにメールが届くので、案件詳細ページを開き、注文内容を確認・承諾します。

気に入ったのは、注文通知メールで、注文ページの備考欄に入力されたお客さまからのコメントを先に読めること。これなら、お客さまからの要望を見落とす心配がありません。

また、案件詳細ページにはチャット機能があり、納品日時の相談など細かいやりとりに便利です。案件ごとに履歴が残るので、納品の際に確認しやすく、SNSや電話などバラバラのツールを使うよりも情報管理の面で安心感があります。

注文のお知らせメールには、備考欄のコメントと、案件詳細ページのURLが記載されている

注文のお知らせメールには、備考欄のコメントと、案件詳細ページのURLが記載されている

案件詳細ページでは、注文内容の確認とチャットのやりとりができる

案件詳細ページでは、注文内容の確認とチャットのやりとりができる

納品書や請求書の発行もラクラク

Misocaの受注フォームを使う最大のメリットは、受注から納品書や請求書の発行まで、すべて1つの取引として管理できることです。納品書は、注文の内容から自動で作成して、印刷、あるいはPDFに変換してメール送信できます。

請求書は、納品書から変換します。また、複数の注文を合算した請求書を作成する機能があり、月末などにまとめて請求したいときに便利です。当店の場合、ご自宅用と贈り物など、複数の注文を同じお客さまから受けることがあるので、まとめて請求できるのは便利です。

納品書や請求書の内容は編集が可能です。今回作成した注文ページは、送料が含まれていなかったので、請求書には、お届け先に応じて送料の行を追加しました。

「納品書作成画面に移動する」をクリックすると、注文内容から納品書が作成できる

「納品書作成画面に移動する」をクリックすると、注文内容から納品書が作成できる

作成した納品書を発行する。今回は印刷して商品に同梱した

作成した納品書を発行する。今回は印刷して商品に同梱した

請求書を発行する納品書をチェックして「請求書に変換」をクリック

請求書を発行する納品書をチェックして「請求書に変換」をクリック

請求書には行を追加して送料を加算した

請求書には行を追加して送料を加算した

作成した請求書。テンプレートから好みのデザインが選べる

作成した請求書。テンプレートから好みのデザインが選べる

店頭営業の片手間に、少量からの受注が手軽にできる

当店のように、ごく限られたお得意さま相手の注文販売では、カート機能のある通販サイトを作るまでもありません。定番の商品ばかりなので画像がなくても分かりますし、お客さまもリストで注文数だけ入力する方が早いからです。とはいえ、エクセルで作成した注文シートを直接やりとりする方法だと、お客さまを限定してしまいます。さらにPDFの注文票を印刷してもらい、FAXやスキャン画像を戻してもらうのはさらに手間がかかり、1人で店頭営業の片手間に受注管理をこなすのは大変です。

また、案件ごとにエクセルで注文書・注文請書・納品書・請求書を管理すると、パソコンの中は、あっという間にエクセルの伝票ファイルだらけになってしまいます。金銭のやりとりや個人情報を含む内容なので、経理上もセキュリティ上も厳重に管理しなくてはなりません。小さなお店や個人では、こうしたデータの管理はクラウドサービスに任せるのが得策です。

Misocaの受注フォーム機能は、受注から納品、請求までの処理の流れを1つの画面で管理できるのが優れたポイントです。さらに、弥生会計オンラインと連携して、売上データを取り込めるのも便利です。

入金を確認した請求書の「弥生」ボタンをクリックすると、弥生に取引データを送信できる

入金を確認した請求書の「弥生」ボタンをクリックすると、弥生に取引データを送信できる

今回は、自社商品の通販に使いましたが、来期は友人の農家さんと直接契約して野菜を仕入れる予定なので、発注用にも使ってみようと考えています。私と同じように、お得意さまを抱えている小規模の店舗の方は、ぜひ活用してみることをオススメします!

松下 典子(まつした のりこ)
著者:松下 典子(まつした のりこ)
デジタル系雑誌の編集者として勤務の後独立。個人事業主という弥生ユーザーの皆さまと近い立場で、インターネットの活用情報をお届けします。

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