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電話やメールはもう不要!日程調整には「スケジュール調整サービス」を活用しよう!

電話やメールはもう不要!日程調整には「スケジュール調整サービス」を活用しよう!

著者:松下 典子 フリーライター

ライター業のかたわら、八ヶ岳でカフェ『ペロンタ』の営業を始めて2年目。地域や商店会のイベント出店や、会議や飲み会などにお声がかかるようになりました。こうしたイベントの企画・運営に欠かせないのが、参加者の人数と日程の調整です。そこで今回は、企画する側にも参加する側にも便利な『スケジュール調整サービス』の上手な活用方法をご紹介します!

イベントの参加人数と日程を最適化したい!

私のお店がある八ヶ岳・諏訪地域では、各店舗のレベルアップのための販促セミナーやIT講座などが多数企画され、マルシェ(市)などのイベントも活発になっています。地域でのこうした動きは、昨今のインターネットを活用したマーケティングやSNSのたまものかもしれません。

新参者としては、お誘いいただけるのは嬉しい限りなのですが、日中はお店の営業、夜は仕込みとの兼ね合いもありますし、複数の予定が重なることもあってスケジュールのやりくりに苦労することもあります。これは少人数で回しているお店であれば、誰もが抱える悩みではないでしょうか。

一方、イベントの主催者や商店街の役員の方々にとっても、日程を決めるのは一苦労。できるだけ多くの人に参加してもらいたいけれど、会場の確保などの準備もあり、日程と参加人数は、なるべくスムーズに決めたいものです。

メールや電話で都合を聞いて日程を調整するのは幹事の負担が大きいですし、かといって、主要メンバーや仲の良い人の都合で決まってしまうと、公平性に欠けてしまいます。公平に、かつ多くの人が参加できた方がいいですよね。また複数日を設ける場合は、片方に偏らないように、参加者をバランスよく割り振る必要もあるでしょう。

スケジュール調整サービスなら簡単、公平、スムーズ

そこで、役に立つのが『スケジュール調整サービス』です。メリットは何といっても、ユーザー登録が不要で、都合の良い日をクリックするだけという操作の手軽さです。

Googleカレンダーの共有機能やFacebookのイベント、LINEスケジュールなどを使って出欠をとる方法もありますが、参加メンバー全員が同じサービスを利用している必要があります。 パソコンやスマホの操作が苦手な人もいるので、FacebookやLINEを使っていたとしても、イベント機能や連携アプリまでは使いこなせない、という方もけっこういらっしゃいます。そのため、ユーザー登録が不要というのは、誰にとっても優しいのです。

スケジュール調整サービスで有名なのは、「調整さん」や「伝助」。私の参加しているマルシェやイベント団体でも使っています。いずれもユーザー登録が不要で、PCとスマホのどちらからでも入力、確認ができます。ほかに、「トントン」というサービスもシンプルで人気です。

調整さん。イベント名と日程をカレンダーから入力。希望日は〇、△、×から選べる

調整さん。イベント名と日程をカレンダーから入力。希望日は〇、△、×から選べる

伝助。出欠の選択肢は、2段階(〇×)~4段階(◎〇△×)まで選べる

伝助。出欠の選択肢は、2段階(〇×)~4段階(◎〇△×)まで選べる

トントン。シンプルですっきりしたデザイン。出欠時間を30分単位で細かく指定できる

トントン。シンプルですっきりしたデザイン。出欠時間を30分単位で細かく指定できる

使い方はいずれもほとんど同じで、イベントのタイトルや候補の日時を入力すると、イベントページが作成されます。このURLをメールやSNSでメンバーにお知らせして、入力を促します。

また、会議や飲み会、講座の開催日など、最も多くの人数が参加できる日程を決めるために利用するほかに、すでに開催日程が決定しているイベントで、スタッフや参加者を満遍なく割り振るためにも重宝します。

さらに、お互いの入力した結果がすぐに全員に見えるメリットもあります。様子を見ながら、ほかの予定を変更して譲り合うなど自分たちで調整することもできます。例えば、会場掃除の当番などは、この日は田中さんが出るから、私はこの日にしよう、といった融通が利きます。担当幹事が個々に連絡して調整する手間が省けます。

調整さんの使い方

ここで人気の調整サービス、調整さんの使い方を簡単に説明します。

1.イベントを作成する(主催者)

調整さんにアクセスして、「イベント名」と「候補日程」を入力し、「出欠表をつくる」をクリック

調整さんにアクセスして、「イベント名」と「候補日程」を入力し、「出欠表をつくる」をクリック

2.イベントページのURLを知らせる(主催者)

表示されたURLをコピーして、メールやSNSでメンバーに知らせる

表示されたURLをコピーして、メールやSNSでメンバーに知らせる

3.イベントページにアクセスする(参加者)

イベントページのURLにアクセスして、「出欠を入力する」をクリック

イベントページのURLにアクセスして、「出欠を入力する」をクリック

4.出欠を入力する(参加者)

表示名(氏名)を入力して、日にち候補の「〇」「△」「×」をクリックして選択する。入力し終えたら「入力する」ボタンをクリック

表示名(氏名)を入力して、日にち候補の「〇」「△」「×」をクリックして選択する。入力し終えたら「入力する」ボタンをクリック

5.出欠が登録された(参加者)

入力した結果が出欠表に追加される

入力した結果が出欠表に追加される

スケジュール調整のコツ

告知はSNSやメールで。期限の設定を忘れずに!

イベントページのURLを伝える際には、簡単な使い方も説明してあげましょう。ポイントは、必ず締め切りを設定することと、空欄になっていると心理的に入力しづらいので、最初に自分の予定と参加が分かっているメンバーがいれば入力しておくことです。

中間報告で日程を絞り込む

ある程度の入力があれば、途中経過の報告や仮決定を通知して、未入力や未定の方への催促や確定を促しましょう。

締め切り日に日程発表とスケジュールの再確認を促す

締め切り日には、確定日をメールなどで発表します。実際には、締め切りが過ぎても調整サイトの入力を変更できてしまうので、画面をプリントするなどして控えておくといいでしょう。

調整サービス利用の注意点

これらの調整サービスは、あくまでメンバーの希望を聞くためのものです。正式な日程を決めるのは、主催者の判断となります。日程が確定したら、メールやSNS、電話、書面などのほかの手段で各メンバーへ確実に通知することが大切です。また、参加料金の発生するセミナーなどは、別途正式な申し込みフォームを用意するといいでしょう。

調整サービスがあれば、自分が幹事や役員になっても怖くありません。たくさんのイベントを企画して地域を盛り上げていきましょう!

松下 典子(まつした のりこ)
著者:松下 典子(まつした のりこ)
デジタル系雑誌の編集者として勤務の後独立。個人事業主という弥生ユーザーの皆さまと近い立場で、インターネットの活用情報をお届けします。

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