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【Office全般】書式や印刷設定はダイアログボックスを表示して指定することもできる

Officeが進化して、さまざまなことが細かな設定画面(ダイアログボックスといいます)を表示しなくても実現できるようになりました。それでも、「もうちょっと...」というときに頼りになるダイアログボックス。
今回はこのダイアログボックス(略してダイアログといいます)の表示方法をご紹介。
Office2003以前からのユーザーの皆さんには、「なつかしー、これこれ」という画面かも。
あちこちにあるので時間のあるときに探検してみてください。180202-01上の図はExcelの「ページ設定」ダイアログボックス。
この画面は、「ページレイアウト」タブ内の幾つかのグループ名の右端にある小さな斜め下向きボタンをクリックすると表示することができます。180202-02「ページレイアウト」タブでは「ページ設定」にも「拡大縮小印刷」にも「シートのオプション」にも右端の小さいボタンがあり、そのどれを押しても「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。実際には押すボタンによって表示されたダイアログボックスの前面にくるタブが変わります。

他のリボンタブでも表示されるダイアログボックスを確認できます。
例えば、Excel「ホーム」タブの「フォント」グループでは「セルの書式設定」ダイアログボックスの「フォント」タブが表示され、「数値」グループでは同じ「書式設定」ダイアログボックスの「数値」タブが前面に表示されます。180202-03さらに、印刷プレビューの画面からもダイアログボックスは表示できます。
印刷設定画面の下のほうにある「ページ設定」をクリックすると、前出の「ページ設定」ダイアログボックスを表示することができます。180202-04Officeも進化してきて、リボンタブに表示されている機能をクリックすれば設定できることが殆どです。でもリボンタブに表示されている機能を探すより、このダイアログボックスを表示して作業した方がずっと作業効率がよかったりします。

私のExcel作業も同様で、表をつくり印刷プレビューで確認し、その画面にある「ページ設定」をクリックして、枠線やヘッダー・フッターの指定をして印刷するというのが、大まかな流れ。この手順だと印刷プレビュー画面にある「ページ設定」のクリックに便利さを感じます。
一方でセルの書式設定などは、資料作成中に使う機能の殆どがホームタブに表示されているため、ダイアログボックスを表示しての作業はとても少なくなりました。
同じ機能が様々な入り口から設定できるのは「あなたの使いやすいやり方で自由に使って下さいね」というExcel君たちの小さな親切運動だと思っています。

ところで、Excelでの印刷時に頁番号は1からしかスタートできないものだと思っていました(Wordでは開始ページ番号が自由に指定できるのに…)。ところが「ページ設定」ダイアログボックスの「ページ」タブで指定できることを今回発見(一番下にあります)。まだまだ修行がたりないなぁ...と改めて思った次第です。

上田 朋子(うえだ ともこ)
著者:上田 朋子(うえだ ともこ)

株式会社システムプラザソフィア代表取締役。マイクロソフト認定トレーナーとして、マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)取得講座の講師実績多数。また職業訓練校として、パソコン初心者をたった3カ月でMOS取得まで導く分かりやすい指導方法にも定評がある。弥生認定マスターインストラクター。静岡県は清水に生を受けて50有余年、清水っ子の血が騒ぐ港祭が生き甲斐。知らない土地に出掛けたら、その土地の味噌・醤油を買うのが幸せ。


※本コーナーでは『Office 2016』を使用して操作画面を紹介しています。

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